Het BOB-model: een effectieve manier van besluiten nemen.

Let's go! Toen ik leidinggevende was had ik nogal een hoog tempo. Hop hop.. "Wat vind jij? En wat vind jij? Ik vind dit. Is dit wat we vinden?" Top... en door. Sommige collega's vonden het fijn, want het was krachtig én er werden knopen doorgehakt. Niet eindeloos praten tijdens een vergadering, maar snel besluiten nemen. Vaak wordt er tijdens een (team)overleg te veel tijd besteed aan het bespreken van allerlei problemen/punten, zonder dat er daadwerkelijk een besluit wordt genomen. Of er wordt juist te snel een oordeel gegeven en een besluit genomen, zonder voldoende tijd te hebben besteed aan eerst eens goed kijken wat er precies aan de hand is en waar we het over hebben met elkaar. Dat laatste was voor mij een valkuil: te snel naar het besluit gaan. Met als gevolg dat ik wel meer dan eens erachter kwam dat niet iedereen meeging in de verandering. En kon ik voor mijn gevoel weer van voor af aan beginnen. Snelheid en draadkracht zijn fijne eigenschappen voor een leider, maar het mag niet ten koste gaan van het besluitvormingsproces. 

Het BOB-model voor al uw besluiten

Het BOB-model is een middel wat mij hielp om effectief door het proces te gaan en geen stappen over te slaan. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het model is door Robert Bales en Fred Strodtbeck in1951 geïntroduceerd om tot weloverwogen besluiten te komen in een team. De drie fases ga je 1 voor 1 af en lopen niet door elkaar. Pas als je de eerste fase van beeldvorming hebt afgerond dan ga je door naar fase 2 oordeelsvorming om als laatste naar de besluitvorming te gaan. 

Fase 1: Beeldvorming 

Dit is een fase die vaak wordt overgeslagen (in ieder geval vaak door mij). Als je een dominante leider bent (DISC profiel veel rood), dan houd je van besluiten nemen en een hoog tempo voeren. De kans is groot dat jij deze fase snel doorloopt en doorgaat naar de volgende fase, oordeelsvorming om daarna het besluit te nemen. Toch is deze eerste fase van het BOB-model ook gelijk de fase die het meeste tijd kost. Het doel van deze eerste fase is om zo veel mogelijk informatie te vergaren. Het stellen van (verhelderende) vragen staat centraal, met als doel dat iedereen een zo compleet mogelijk beeld krijgt bij het vraagstuk.

Vragen waar je aan kunt denken zijn:

• Wat weten we al?
• Wat weten we nog niet?
• Wat gebeurt er precies?
• Wat zie je gebeuren? 
• Hoe gaan we de ontbrekende informatie verzamelen?
• Wat is de context?
• Welke personen/factoren spelen mee?

Fase 2: Oordeelsvorming 

In deze tweede fase geven mensen aan wat ze ergens van vinden, dit op basis van overtuigingen, ideeën en/of ervaringen. De eerste natuurlijke reactie is dat in deze tweede fase gediscussieerd gaat worden, om de ander maar te overtuigen, maar dat is niet de bedoeling. In deze fase is juist het doel dat de diversiteit van verschillende meningen en invalshoeken op tafel komt te liggen, zonder dat er gelijk wat van gezegd wordt en men de ander wil overtuigen om ook die keuze te maken. Stel elkaar lekker veel vragen en dan niet alleen over wat de beste oplossing zou zijn, maar juist ook waarom iemand dat vindt. Welke overtuigingen of ervaringen zitten onder de gegeven reactie van iemand? In die antwoorden zit vaak het goud! 

Voorbeeld vragen voor deze tweede fase zijn: 

• Waar maken we ons zorgen over?
• Wat zou de zorgen verminderen?
• Wat is ons doel? 
• Aan welke voorwaarden moet het besluit voldoen? 

Fase 3: Besluitvorming

Dit is de laatste fase en in deze fase kom je tot een besluit. En misschien denk je wel 'eindelijk'... Besef dat de eerste fase het langst duurt, de tweede al wat korter en dat deze derde fase kort en krachtig mag zijn. Het nemen van het besluit gebeurt door gezamenlijk een afweging te maken, gebruikmakend van de uitkomsten van de eerste twee fases. Als iedereen hetzelfde beeld heeft gekregen in fase 1 en alle meningen en invalshoeken zijn benoemd in fase 2, dan is er nog maar 1 ding te doen: besluit nemen. 

En dat besluit neem je door de bijvoorbeeld de volgende vragen te beantwoorden:

• Wat besluiten we?
• Wat gaan we doen?
• Weet iedereen welk besluit genomen is?
• Is iedereen het met het besluit eens?
• Voldoet het besluit aan de voorwaarden uit fase 2?

Wat is resultaat van het BOB-model?

Net als alle andere modellen en methodieken is ook in dit geval het BOB-model niet heilig en zullen er momenten zijn dat er geen besluit genomen wordt of dat er mensen het niet eens zijn met het besluit. Wat ik zelf ervaren heb is dat, ongeacht wat we besloten hadden, collega's beter wisten wat er besloten was en waarom het besloten was. En dat kwam puur doordat we in fase 1 de tijd namen voor de beeldvorming en in fase 2 de tijd namen om alle meningen en ideeën op tafel te krijgen. En dat is in veel gevallen al pure winst. 

Is het besluit genomen en merk je als leider veel 'gedoe'? In het Lead & Learn Leiderschapsprogramma leer je hoe je leiding kunt geven aan verandering én word je bewust gemaakt van de 3 blokkades die verandering juist in de weg staan. Aan het einde weet jij wat je absoluut niet moet doen als leider. Benieuwd naar hét leiderschapsprogramma voor leiders? Klik dan hier en je gaat naar de pagina.